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发布时间：

2020-10-15

来源：

说起痕迹，想必大家都不陌生，俗语说就是证据。物业服务合同履约是否满足服务标准需要证明，法律诉讼时需要证据，报销费用时需要与事实相关的票据等，这都是痕迹的印证，如果没有这些印证，再多的解释都不能成为有力证明，只有证据才是还原事实的唯一条件。在物业管理服务中，我们把这种证据称为切实提供管理服务的“痕迹”。

物业管理全流程服务活动，所有专业均与痕迹管理密切关联。痕迹管理贯穿整个物业服务链条，它是每一项工作从开始到闭环不可缺少的环节，是确保整个服务过程能够合规运转的关键因素，更是规避物业管理风险的最有力工具。在这里谈的痕迹管理主要从“健全记录表单”及“完善管理标识”两方面阐述：

健全记录表单

物业服务人员整日置于各项物业服务提供中，没有详细的记录，日复一日、年复一年究竟做了哪些工作，日常管理记录表单可以将管理“痕迹”全面记录。健全各类日常记录表单不仅体现各岗位人员常规工作量，是日常工作是否及时、是否有效的印证，更便于后期追溯，规避管理责任与经营风险。常用的必要记录表单有以下几种类型：

01验收类记录

各类交接及验收类记录表单，包括《接管移交验收单》、《钥匙交接记录表》等，交接及验收记录均需经交接双方确认，以便发生责任界定或纠纷时有效追踪。

02运行类记录

运行记录可分为日常运行记录及设备运行记录。

日常运行记录：为客户提供客户服务、清洁消杀服务、绿化养护服务、秩序维护服务、消防安全管理服务、工程维修服务等过程中所涉及的各项管理、服务记录，如《报修记录表》、《__岗工作记录表》、《驶入车辆登记表》等。

设备运行记录：对设施设备运行状态进行记录形成的各类记录表单等。如《配电室运行记录表》、《__制冷机运行记录表》、《生活水泵房运行记录》等。

03巡检类记录

巡检记录包括日常监控检查记录及设备设施巡检记录。

日常监控检查记录：各级管理者对各岗位人员工作情况、工作质量进行监控检查，发现问题及时纠正，并形成的相关记录，如《管理者监控检查记录表》、《工作检查记录表》等。

设备设施巡检记录：对各类设备设施开展巡检工作，发现问题及时解决，并形成相关记录，如：《生活水泵房日巡检记录》、《锅炉房停用周巡检记录》、《楼宇自控月巡查记录表》等。

04登记类记录

对进入本物业管理区域或重点机房等区域的访客实施有效的管理与服务，并形成相关记录。如《来访人员登记表》、《重点机房进出登记表》等。

05日志类记录

各部门基层员工须对本岗位日常工作情况进行记录并形成《工作记录表》；除此之外，还须将设备验收记录、运行记录、巡检记录和访客登记以外的事件记录在《工作记录表》之中。

06台帐类记录

通过建立各类设备设施台帐，使得设备设施的基础管理情况、使用维护情况、设备故障管理情况及安全管理情况等一目了然。通过对设备设施的有效管理，以接近或实现建筑物配套设施70年使用寿命的目标。

完善管理标识

物业现场管理不局限于各类文本性记录文件，还须关注现场标识的管理“痕迹”，让业主直观看到物业的管理动作，需要使进入管理区域内的人员一眼就能看出本区域有物业公司进行着有效的管理，完善现场各类标识是必不可少的一项工作。

01制度上墙

各岗位人员的岗位职责；机房、库房的管理制度均须按照公司统一标准悬挂于相应办公室、机房或库房内。

02设备编号

系统梳理各类设备情况，对设备进行编号管理并形成设备铭牌贴于设备上。如：1AL1-4照明配电箱、高区1#水泵、3#喷淋泵等等，使管理者及使用者一目了然。

03水管流向

生活水、消防水、空调水主要管路的流向用“↓”使用不同颜色表明水的颜色及流向。

04运行状态标识

运行或检修的设备均须悬挂相应的运行状态标识，如：“开”、“关”、“常开”、“常闭”、“自动”、“禁止合闸，有人作业” 等，避免因误操作导致的事故及影响业主生活。

05区域设置警戒线

危险地带用黄黑相间的警戒线或者隔离栏进行隔离设置，无关人员不得进入警戒线内。如变压器、高低压配电柜等。

06标识和提示语

开关、机房等给予标识或者提示。如：“配电室”、“请随手关灯”等等。

07临时维修指示牌

在设施设备进行维修保养时，在设备醒目处设置“维保工作进行中”、“维修中”等指示牌，提示用户本机暂停使用并须注意安全。

物业“痕迹”管理是一个系统管理体系中不可或缺的重要环节，也是体现规范管理程度的有力证明，更是反映一家物业公司是否具备风险防控能力的重要因素。必须重视并做好痕迹管理工作，做到有“迹”可循、有 “证”可查，提高企业风险防控能力，确保企业规范运营。

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